Dans un cabinet médical, dentaire ou para-médical, le téléphone ne s'arrête jamais, et l'interruption non plus. Un patient au fauteuil, un appel qui sonne, un message sur le répondeur que vous écouterez ce soir, trois appels manqués pendant la pause déjeuner. Chaque sonnerie sans réponse, c'est un patient qui appelle le cabinet d'à côté, ou un créneau vide qu'aucun rappel n'aurait pu sauver.
Sofia est l'agent vocal IA qui décroche quand votre secrétaire ne le peut pas. Elle tient une vraie conversation, sans menu « tapez 1 », prend le rendez-vous complet, note le motif de l'appel et vous remet une fiche claire. Votre équipe cesse d'avoir à choisir entre le patient présent et celui au bout du fil.
Appels patients pris
Nouveau numéro, aucun matériel
Pour être en ligne sur votre numéro
Langues, Belgique incluse
Comment Sofia répond-elle aux appels des patients d'un cabinet médical ou dentaire ?
Sofia décroche dès la première sonnerie, 24/7, et parle comme une secrétaire bien formée. Elle garde le contexte de toute la conversation : le patient explique sa situation naturellement, sans naviguer dans un menu. Elle distingue un nouveau patient d'un patient suivi, prend, déplace ou annule un rendez-vous, et répond aux questions courantes, horaires, adresse, documents à apporter, mutuelle acceptée ou disponibilité d'un créneau dans la journée.
Surtout, elle sait trier. Lorsqu'un appelant décrit une situation qui semble urgente, Sofia suit les règles que vous fixez : transfert vers la ligne de garde, invitation à composer le numéro d'urgence, ou signalement de l'appel en haut de votre liste. Elle ne pose jamais de diagnostic et n'improvise aucun conseil médical, elle recueille, trie et oriente.
- Prend, déplace et annule les rendez-vous dans une conversation naturelle
- Trie les demandes urgentes selon vos règles, sans jamais diagnostiquer
- Répond aux questions courantes : horaires, adresse, documents, mutuelle
- Clonage vocal en option, Sofia peut répondre avec votre propre voix
Que note Sofia à chaque appel de prise de RDV ?
Un appel manqué, c'est un patient perdu ; un rendez-vous mal noté, c'est pire : un lapin posé, un doublon d'agenda, un créneau perdu deux fois. Sofia prend le détail complet à chaque fois, dans le vocabulaire déjà utilisé par votre cabinet, pour que ce qui arrive dans votre planning soit prêt à être honoré.
Pour chaque appel, elle consigne l'essentiel et plus rien ne finit sur un pense-bête griffonné. Vous décidez des champs exacts, Sofia demande précisément ce dont vous avez besoin et le reformule au patient avant de raccrocher.
- Nom du patient, numéro de téléphone et statut nouveau/suivi
- Motif de la consultation et praticien ou type de soin demandé
- Créneau choisi, avec confirmation reformulée au patient
- Informations de mutuelle ou documents à apporter par le patient
Où atterrissent les appels et les RDV, et à qui appartiennent les données ?
Chaque appel et chaque rendez-vous est enregistré dans un portail de back-office qui appartient à votre cabinet. Vous cherchez par patient, par date ou par praticien, réécoutez ce qui a été dit et voyez d'un coup d'œil les créneaux réservés pendant la nuit. Rien n'est retenu prisonnier : vous exportez en CSV, vous connectez vos outils existants via API et vous supprimez n'importe quelle fiche quand vous le souhaitez. Aucun verrouillage, jamais.
Parce que les données sont les vôtres, les questions pratiques ont des réponses simples. Vous en êtes propriétaire, elles sont exportables, elles sont supprimables et un contrat de sous-traitance (DPA) peut être signé. C'est la base honnête et structurelle pour traiter les informations patients, pas un badge, mais du contrôle.
Sofia peut-elle envoyer rappels et confirmations par WhatsApp ?
Les lapins sont le coût silencieux d'un cabinet chargé, un fauteuil vide que personne n'a rempli parce qu'un patient a simplement oublié. En complément du téléphone, Sofia gère l'automatisation WhatsApp : confirmations de rendez-vous, rappels la veille et report en deux temps lorsqu'un patient répond. Si quelqu'un annule un créneau, il se rouvre pour l'appelant suivant.
WhatsApp permet aussi aux patients de vous joindre comme ils écrivent déjà à tout le monde, réserver un suivi, demander à décaler un rendez-vous, solliciter un rappel, sans ajouter une ligne à surveiller pour votre équipe. Voix et WhatsApp alimentent le même portail : votre vue de la journée reste au même endroit.
Sofia garde-t-elle notre numéro actuel, et en combien de temps est-ce en place ?
Oui. Sofia fonctionne sur le numéro que vos patients connaissent déjà et qui figure sur leurs cartes et leurs courriers, sans migration, sans nouveau numéro, sans matériel à installer. Vous continuez à répondre en personne quand vous êtes disponible ; Sofia prend le débordement, les soirs, les week-ends et les jours où votre secrétaire est absente.
Pour les cabinets en France et en Belgique, elle parle français et anglais, et français et néerlandais (FR/NL) pour la Belgique : chaque patient est accueilli dans sa langue. Et c'est rapide : la plupart des cabinets sont en ligne sur leur numéro actuel en moins de 14 jours, avec les champs de rendez-vous, les règles de tri et les rappels configurés selon votre façon de gérer l'agenda.