Le téléphone d'un hôtel sonne toujours au mauvais moment : pendant la ruée du check-in, au petit-déjeuner, en pleine nuit. La réception s'occupe des clients au comptoir, alors les appels basculent sur la messagerie ou sonnent dans le vide, et l'appelant qui voulait réserver une chambre compose simplement le numéro de l'hôtel d'à côté. Chaque appel manqué, c'est une chambre qui reste vide.
Sofia décroche dès la première sonnerie, à 3 h du matin comme un dimanche, et mène une vraie conversation pour prendre toute la réservation : dates, nombre de personnes, type de chambre, questions de tarif, heure d'arrivée. Pas de menu « tapez 1 », pas de promesse de rappel à tenir, la réservation est captée pendant que l'appelant est encore en ligne, et votre réception reste libre pour les clients qui sont devant elle.
Appels décrochés, jour, nuit et jours fériés
Appel mis en attente ou perdu en messagerie
Langues par appel : FR + EN (FR + NL en Belgique)
Pour être en ligne sur votre numéro actuel
Comment une IA assure-t-elle la réception téléphonique de mon hôtel 24/7 ?
Sofia décroche chaque appel en français ou en anglais, accueille l'appelant avec le nom de votre hôtel et suit la conversation naturellement, elle garde tout le contexte du début à la fin, si bien qu'un client peut changer les dates en cours de phrase ou poser deux questions à la fois sans la perdre. Elle ne dort jamais, ne part jamais déjeuner et ne laisse jamais un appelant en attente.
C'est justement quand un humain ne peut pas répondre que cela compte le plus : le service de nuit, le petit-déjeuner complet, un jour férié, ou un samedi soir où une seule réceptionniste enregistre trois groupes en même temps. Au lieu d'un appel perdu, vous obtenez une réservation captée.
- Répond dès la première sonnerie, jour et nuit, week-ends et jours fériés compris.
- Conversation naturelle, pas de menu « tapez 1 pour les réservations ».
- Gère plusieurs appelants à la fois, jamais de tonalité occupée pendant un coup de feu.
Que capte Sofia lors d'un appel de réservation de chambre ?
Pour un hôtel, toute la valeur est dans les détails, et Sofia les recueille comme le ferait une bonne réceptionniste. Elle prend les dates d'arrivée et de départ, le nombre de personnes, le type de chambre ou la préférence, une heure d'arrivée approximative et toute demande particulière, un lit bébé, une chambre calme, un départ tardif, un groupe sous un même nom. Elle peut répondre aux questions courantes sur vos tarifs, vos conditions d'annulation ou le parking, et confirmer la réservation à l'appelant avant de raccrocher.
Chaque réservation et chaque appel sont notés et structurés : rien ne se perd dans un gribouillis sur un bloc-notes ou un nom mal entendu. Votre équipe se réveille devant une liste propre, pas devant une messagerie saturée.
- Dates, nombre de personnes, type de chambre et heure d'arrivée à chaque réservation.
- Demandes particulières notées : lit bébé, chambre calme, départ tardif, groupes.
- Répond aux questions de tarif, d'annulation et de parking à partir de vos informations.
Où arrivent les réservations et les appels ?
Chaque appel et chaque réservation arrivent dans un portail d'administration qui appartient à votre hôtel. Vous pouvez le rechercher, filtrer les arrivées du soir, lire la transcription complète d'un appel et tout exporter en CSV ou via une API pour l'intégrer à votre PMS ou à votre channel manager. Les données sont les vôtres : exportables, supprimables, sans verrouillage.
Comme ces données vous appartiennent, le RGPD repose sur des bases solides, vous décidez de ce qui est conservé et pour combien de temps, vous pouvez supprimer la fiche d'un client, et un accord de traitement des données peut être signé. Sofia n'enferme pas vos réservations dans une boîte noire.
- Portail que vous possédez et recherchez, filtrez les arrivées, lisez les transcriptions.
- Export en CSV ou via API vers votre PMS ou votre channel manager.
- Données exportables et supprimables, sans verrouillage, accord signable.
Sofia gère-t-elle aussi WhatsApp et la clientèle internationale ?
Un hôtel ne vit pas que du téléphone. En plus de la voix, Sofia assure l'automatisation WhatsApp : réservation à double sens et campagnes, si bien qu'un client peut confirmer ses dates, demander ses informations d'arrivée ou envoyer une demande particulière par message, et vous pouvez envoyer un rappel de check-in ou une offre « client fidèle » sans lever le petit doigt.
Et vos appelants parlent rarement tous la même langue. Sofia fonctionne en français et en anglais, et en Belgique en français et en néerlandais (FR/NL), elle passe dans la langue du client pendant l'appel, si bien qu'un touriste qui réserve une chambre est compris, pas éconduit. Si vous le souhaitez, Sofia peut même répondre dans votre voix ou celle de votre hôte grâce au clonage vocal optionnel, pour que l'accueil sonne toujours comme votre maison.
- Automatisation WhatsApp : réservation à double sens, rappels et campagnes fidélité.
- Français + anglais, et français + néerlandais (FR/NL) en Belgique.
- Clonage vocal optionnel pour que Sofia parle dans votre propre voix.
Dois-je changer de numéro, et combien de temps prend la mise en place ?
Non. Sofia fonctionne sur le numéro de téléphone actuel de votre hôtel, pas de migration, pas de nouveau numéro à réimprimer sur votre site et vos plateformes de réservation, pas de matériel à installer au comptoir. Votre ligne continue de fonctionner exactement comme vos clients la connaissent ; Sofia répond simplement aux appels que vous ne pouvez pas prendre.
La mise en place est rapide : nous adaptons Sofia à votre hôtel, vos types de chambres, vos tarifs et conditions, votre ton, et vous êtes en général en ligne sur votre numéro en moins de 14 jours. Vous gardez le contrôle total et pouvez ajuster ce qu'elle dit à tout moment.
- Votre numéro actuel, pas de migration, pas de nouveau numéro, pas de matériel.
- Adaptée à vos chambres, vos tarifs et votre ton avant la mise en ligne.
- En général en ligne sur votre numéro en moins de 14 jours.