Au salon, le téléphone sonne toujours au pire moment : les mains dans une couleur, un balayage à surveiller, une cliente à l'accueil. Vous laissez sonner, la personne raccroche et réserve ailleurs. Le soir et le dimanche, quand vos clientes cherchent justement un créneau, le salon est fermé et l'appel est perdu.
Un secrétariat téléphonique classique coûte cher et ne connaît ni vos prestations, ni votre agenda. Sofia, elle, répond dès la première sonnerie, comprend « je voudrais une coupe et un brushing jeudi après-midi », propose un créneau libre et enregistre le rendez-vous, sans vous interrompre, à toute heure.
Appels pris, même salon fermé le dimanche
Nouveau numéro : vous gardez le vôtre
Pour être en service sur votre ligne
Langues, dont FR/NL pour la Belgique
Comment un agent vocal IA répond-il aux appels d'un salon de coiffure ?
Sofia tient une vraie conversation, pas un menu « tapez 1 ». Elle garde le contexte du début à la fin de l'appel : la cliente peut dire « en fait, ajoutez une couleur », préciser sa coloriste préférée ou demander un créneau plus tôt, Sofia suit sans jamais repartir de zéro.
Elle répond 24 h/24, y compris pendant que le salon est plein ou fermé. Résultat : plus aucun appel qui sonne dans le vide et plus de clientes perdues au profit du salon d'en face.
- Répond dès la première sonnerie, même à plusieurs appels en même temps.
- Comprend le langage naturel : « une coupe et un balayage », « le même que la dernière fois ».
- Renseigne durées et prestations (coupe, couleur, balayage, soin, épilation) sans hésiter.
- Reste disponible le soir et le dimanche, quand vos clientes réservent vraiment.
Quelles informations Sofia collecte-t-elle pour une prise de RDV en institut de beauté ?
Pour la prise de RDV automatique, Sofia demande exactement ce dont vous avez besoin pour bloquer le bon créneau : la prestation, la durée, la praticienne ou le coiffeur souhaité, et le nom et le numéro de la cliente. Elle sait qu'une couleur ou un soin institut prend plus de temps qu'une coupe simple et cale le créneau en conséquence.
Elle peut aussi poser vos questions clés, cheveux longs ou courts, première visite, présence d'une allergie connue à un produit, pour que la prestation soit prête à démarrer dès l'arrivée. Chaque détail est consigné, rien ne se perd sur un post-it.
Où retrouver les rendez-vous et les appels du salon ?
Chaque appel et chaque rendez-vous atterrit dans un portail que vous possédez. Vous y retrouvez qui a appelé, ce qui a été demandé et le créneau réservé, consultable depuis le poste de l'accueil comme depuis votre téléphone entre deux clientes.
Ce portail est le vôtre, sans dépendance : vous cherchez une cliente, vous exportez vos rendez-vous en CSV ou via l'API vers votre logiciel de caisse, et vous supprimez une donnée quand vous le souhaitez. Vos fichiers restent vos fichiers.
- Historique complet : appels, demandes et RDV, horodatés et recherchables.
- Export CSV ou API vers votre logiciel de caisse et de fidélité.
- Données que vous pouvez supprimer à tout moment, sans verrouillage.
Sofia peut-elle relancer les clientes et confirmer par WhatsApp ?
Oui. En plus du téléphone, Novexia automatise WhatsApp, un canal que vos clientes ouvrent bien plus vite qu'un e-mail. Sofia peut envoyer une confirmation de rendez-vous et un rappel la veille, un levier direct contre les no-shows qui plombent une journée de fauteuils.
WhatsApp fonctionne dans les deux sens : une cliente répond « peux-tu la décaler à 16 h ? » et le rendez-vous est ajusté. Vous pouvez aussi lancer des campagnes simples, relancer une cliente qui n'est pas revenue depuis trois mois, annoncer un créneau libéré ou une nouvelle prestation soin.
- Confirmation et rappel la veille pour réduire les rendez-vous manqués.
- Réponses à double sens : décaler, annuler ou reprendre un créneau.
- Campagnes de relance vers les clientes qui ne sont pas revenues.
Faut-il changer de numéro et combien de temps pour démarrer ?
Non, vous gardez votre numéro. Sofia se branche sur la ligne que vos clientes connaissent déjà, celle sur votre vitrine, votre carte et Google. Aucune migration, aucun nouveau numéro, aucun matériel à installer au salon.
En français comme en anglais, et en français-néerlandais pour un salon en Belgique, Sofia répond dans la langue de votre clientèle. La mise en place est rapide : vous êtes généralement en service sur votre numéro en moins de 14 jours. Sofia peut même répondre dans une voix clonée, la vôtre par exemple, pour rester fidèle à l'accueil de votre salon.