Dans un restaurant, le téléphone sonne toujours au pire moment : en plein service du midi, pendant le dressage, quand le passe est saturé. Personne ne peut décrocher, alors l'appel bascule sur la messagerie ou reste sans réponse, et un client qui voulait réserver une table de six a déjà appelé le restaurant d'en face. Chaque appel manqué est une réservation qui est allée ailleurs.
Sofia répond à sa place. C'est un agent vocal IA qui décroche dès la première sonnerie, à toute heure, prend la réservation dans une vraie conversation, confirme le créneau et note tout ce qui compte, nombre de couverts, allergies, occasion spéciale, terrasse ou salle. Votre équipe garde les mains libres pour le service, et vous ne perdez plus une seule table faute d'avoir pu répondre.
Décroche jour et nuit, service compris
Appel manqué, donc aucune réservation perdue
Mise en service sur votre numéro actuel
Répond aussi en néerlandais en Belgique
Comment Sofia prend-elle une réservation au téléphone ?
Sofia n'est pas un serveur vocal à touches (« tapez 1 pour réserver »). C'est une réceptionniste IA qui tient une vraie conversation et garde le contexte du début à la fin de l'appel. Elle salue le client au nom du restaurant, comprend la demande, propose un créneau disponible et confirme la table, comme le ferait votre meilleur maître d'hôtel un soir calme.
Si le service du midi affiche complet, elle le dit et propose une autre heure ou un autre jour plutôt que de laisser le client sans réponse. Chaque échange se termine par une réservation claire, jamais par « rappelez plus tard ».
- Répond dès la première sonnerie, même quand toute la brigade est en plein coup de feu.
- Comprend une demande formulée naturellement : « une table pour quatre samedi vers 20 h, en terrasse si possible ».
- Propose une alternative quand le créneau est complet, au lieu de perdre le client.
- Confirme la réservation à voix haute et peut envoyer une confirmation par SMS ou WhatsApp.
Que capture Sofia pour un restaurant, exactement ?
Une réservation, ce n'est pas qu'un nom et une heure. Sofia recueille tout ce dont la salle et la cuisine ont besoin pour préparer le service, et le range proprement dans votre portail, chaque fiche est complète et lisible, sans écriture illisible sur un carnet.
Elle sait aussi gérer les demandes qui ne sont pas des réservations : horaires, adresse, menu du jour, privatisation, événements. Le client obtient une réponse immédiate, et vous ne passez plus vos coups de fil à répéter les mêmes informations.
- Nombre de couverts, date, heure et nom du titulaire de la réservation.
- Allergies et régimes (sans gluten, végétarien, allergie aux fruits de mer) transmis à la cuisine.
- Préférences de salle : terrasse, salle intérieure, table calme, chaise haute pour un enfant.
- Occasion spéciale, anniversaire, dîner d'affaires, demande en mariage, pour soigner l'accueil.
- Questions courantes : horaires, parking, menu, privatisation, groupes, allergènes.
Où retrouve-t-on les réservations et les appels ?
Chaque appel et chaque réservation atterrissent dans un portail qui vous appartient. Vous y retrouvez la liste des tables du soir, la fiche complète de chaque client et l'enregistrement ou le résumé de chaque conversation, de quoi préparer votre service en un coup d'œil et rappeler un habitué en sachant déjà ce qu'il aime.
Les données sont à vous, sans verrouillage. Vous pouvez tout rechercher, tout exporter en CSV ou via une API, et supprimer ce que vous voulez. Rien n'est retenu en otage.
- Toutes les réservations du service, avec couverts, allergies et notes, dans une seule vue.
- Historique client : un habitué qui rappelle est reconnu, avec ses préférences.
- Export CSV et accès API pour brancher votre outil de caisse ou votre logiciel de salle.
- Données exportables et supprimables à tout moment, vous êtes propriétaire, sans lock-in.
Sofia peut-elle gérer les réservations sur WhatsApp ?
Oui. Beaucoup de clients préfèrent écrire plutôt qu'appeler, surtout pour réserver une grande tablée ou demander un devis pour un événement. Sofia répond aussi sur WhatsApp, en conversation à deux sens : elle prend la réservation, confirme le créneau et enregistre la fiche dans le même portail que les appels.
Vous pouvez aussi lancer des campagnes WhatsApp, annoncer un menu spécial, relancer un no-show, rappeler une réservation de la veille, sans passer une soirée le téléphone à la main.
- Réservation à deux sens sur WhatsApp, avec confirmation automatique du créneau.
- Campagnes : menu du jour, soirée spéciale, rappel de réservation, relance des tables non honorées.
- Voix et écrit centralisés dans le même portail, une seule source pour votre salle.
Faut-il changer de numéro de téléphone ?
Non. Sofia répond sur le numéro que vos clients connaissent déjà, celui qui figure sur Google, sur votre devanture et sur vos flyers. Aucune migration, aucun nouveau numéro, aucun boîtier à installer. On branche l'agent vocal sur votre ligne existante.
Vous restez maître du fonctionnement : Sofia peut décrocher tous les appels, ou seulement ceux que votre équipe n'a pas pu prendre après quelques sonneries, ou uniquement en dehors des heures de service. Et à tout moment, un appel peut être transféré vers un humain.
- Aucun changement de numéro : Sofia répond sur votre ligne actuelle.
- Pas de matériel, pas de migration, pas de nouveau standard à apprendre.
- Elle prend tous les appels, ou seulement le débordement, ou seulement hors service, vous choisissez.
- Transfert vers un membre de l'équipe possible quand la demande le justifie.
Sofia parle-t-elle plusieurs langues pour ma clientèle ?
Oui. Sofia répond en français et en anglais, précieux pour un restaurant qui reçoit des touristes ou une clientèle d'affaires internationale. En Belgique, elle gère aussi le français et le néerlandais (FR/NL) pour accueillir chaque client dans sa langue.
En option, Sofia peut répondre avec une voix clonée, celle du chef ou du propriétaire, pour que chaque appel garde le ton et l'accueil qui font l'identité de votre maison.
- Français et anglais pour accueillir touristes et clientèle d'affaires.
- Français et néerlandais (FR/NL) pour les restaurants en Belgique.
- Voix clonée en option : Sofia peut répondre dans la voix du chef ou du propriétaire.
Combien de temps pour être opérationnel ?
En général, votre restaurant est en service en moins de 14 jours. On configure Sofia avec vos horaires, votre carte, vos règles de salle (délai entre deux services, taille maximale des groupes, gestion de la terrasse) et le ton de votre accueil, puis on branche l'agent sur votre numéro actuel.
La meilleure façon de juger, c'est d'écouter Sofia gérer un vrai appel de réservation en direct. La démo dure vingt minutes et se réserve en ligne ; c'est aussi le moment où l'on parle tarifs, en fonction de votre volume d'appels.
- Mise en service typique en moins de 14 jours sur votre ligne existante.
- Configurée avec vos horaires, votre carte et vos règles de salle.
- Démo de 20 min pour écouter un vrai appel et discuter des tarifs selon votre volume.